用户管理/配置用户

用户管理/配置用户

为了使ServiceDesk Plus Cloud对您的所有客户可用，您需要添加请求人和技术人员并定义他们的角色。这使请求人能够登录到自助服务门户，检查他们报告的问题的状态，提交请求，并在线搜索知识库。增加的技术人员可以登录到ServiceDesk Plus应用程序，接受请求，审查和解决分配给他们的请求，添加解决方案文章，等等。用户管理配置允许您添加请求人、技术人员、定义角色和登录访问权限。
 

您还可以通过Zoho Directory管理您的用户，并进行一些操作，如创建用户、编辑用户、监控用户活动、重置密码等。

要访问与用户管理有关的配置，转到设置>> 用户及权限。


配置用户

一个IT服务台团队由服务台经理、服务台代理和技术人员组成，他们负责处理组织中不同员工发布/提出的请求。您可以添加，修改，或删除用户。您可以手动添加用户和他们的详细信息，或者从CSV文件、Azure等来源导入。您需要为用户提供登录权限以访问自助服务门户。

 

您还可以通过Zoho Directory管理用户，并进行一些操作，如创建用户、编辑用户、监控用户活动、重置密码等。

用户列表视图

用户列表视图列出了所有可用的用户列表，以及他们的详细信息，如姓名、登录名、电子邮件、部门名称、雇主ID、电话、工作职位等。使用图标表示的用户被称为VIP用户，他们的请求将由技术人员高度优先处理。

转到设置 > 用户和权限 > 用户，用户列表视图就会出现。



添加用户的步骤

  1. 从用户列表视图，点击新建用户，新建用户表单如下展示。

 


 

  1. 填写个人详细资料，如名字（必须填写）、姓氏（可选）、显示名称（可选）和员工ID。如果需要，写一个简短的用户描述。

  2. 填写联系信息，如电子邮件，电话，和手机。

  3. 如下所需填写部门明细：

  • 部门名称： 从组合框中选择用户所属的部门。

该地点将通过部门与用户联系起来。因此，地点和部门被合并在一起，例如，行政部门，丹麦。

  • 用户允许查看：为用户提供查看以下任何一项的权限；只查看他的请求，查看他所在部门的所有请求，或查看用户所在地点的所有请求。从组合框中选择一个选项。


  • 职务： 用户的职称
  • 直管经理：选择用户必须向其报告的经理。
  1. 其他用户明细：如果您已经在设置>>自定义>>附加字段下为用户配置了附加字段，您会看到这一部分。根据需要填写明细。


  1. 允许用户登录： 您可以向多个用户发送登录邀请。这个功能只适用于注册用户。启用允许用户登录选项，并为用户提供一个独特的登录名来访问该应用程序。这将向用户发送一个邀请邮件。

               在启用允许用户登录之前，请确保您已经在联系信息下输入了一个有效的电子邮件，否则会提示您先输入电子邮件ID。


在登录明细区块下，登录名字段会自动填入您在联系信息下输入的电子邮件。

当您为经过验证的域中的用户启用登录权限时，用户将通过电子邮件收到一个一次性密码，他们必须用这个密码登录到应用程序，并重新设置密码。

如果该用户已经存在于您的组织中（由其他服务添加的用户），一旦添加服务，该用户就可以立即登录。而对于新用户，只有组织管理员可以向用户的邮箱发送邀请，让其在Zoho创建一个账户。新用户应该接受邀请并创建一个账户来登录服务。

7. 高级许可和权限块： 在这个块中，您可以配置下列许可和权限。

  • 项目角色： 使用下拉菜单，为用户指定项目角色。可用的选项是项目管理员、项目经理、团队领导和团队成员。

  • 创建变更： 选择这个选项，允许请求者创建一个变更请求。

  • 请求审批人： 选择这个选项可以自动审批用户提出的请求。

  • 采购订单审批人： 启用该选项，使用户成为采购单审批人。同时，使用适当的选项配置审批限额。

  • VIP 用户：您可以将某些具有董事、CEO、副总裁等角色的用户标记为VIP用户。这允许技术人员以高优先级回应这些用户。如果您希望授予该用户VIP地位，请启用此复选框。VIP用户在用户列表视图中使用图标标记。 您可以指定一个用户为VIP用户，无论是否启用允许用户登录。


技术人员不能被标记为VIP用户。在请求列表视图和请求详情视图中，VIP 用户通过图标与其他用户区分开来。在问题/变更/资产列表视图和详细信息页面中，VIP 用户使用图标被突出显示。在添加新业务规则表单中，您可以根据 VIP 用户的标准为传入的事件/服务请求应用条件（是/否）。 在添加事件SLA和添加触发器表单中，您可以用是/否的条件设置VIP用户标准。在报告模块中，VIP 用户列可作为以下模块报告中的选择和过滤列使用；请求模块中的所有报告、问题模块中的所有报告、问题模块中的所有报告。问题模块中的所有报告，变更模块中的所有报告，以及请求下列表视图。VIP用户标准也可用于自定义过滤器和表单规则。

点击保存。您可以在用户列表视图下查看添加用户。


更新附加字段

选择一个或多个用户，然后点击动作 > 设置附加字段值。

在显示的窗口中，为所选字段添加值，然后点击保存。

更新后的值将保存在请求人/技术人员表单中。


分配审批权限

选择一个或多个用户，然后点击动作 > 启用审批权限。

在显示的窗口中选择审批。如果选择采购订单审批，也要选择审批权限，然后点击保存。

如果用户已获得单独的审批权限，则此操作将优先并覆盖之前分配的任何审批权限。


    从组织导入用户

    要访问Service Desk Plus Cloud，必须先注册一个账户，这样用户就会在Zoho账户中注册。添加用户的一种方法是通过从Zoho账户导入。

    1. 在用户列表视图中，点击导入用户 > 从组织中导入。出现一个弹出窗口，显示组织中的用户列表，以及他们的电子邮件ID。

    2. 选择您想导入的用户。如果您知道电子邮件ID，您也可以搜索一个特定的用户。

    3. 点击立即导入。选定的用户将被添加到用户列表中。

    您只能导入那些已经在Zoho注册的同一组织账户下的用户。

    从CSV文件导入用户

    您也可以通过从CSV文件导入来添加用户。按照下面的步骤从CSV文件中导入用户：

    步骤1：找到CSV文件：


    1. 进入设置 > 用户和权限 > 用户。显示用户列表视图。

    2. 点击导入用户 > 从CSV导入。

    3. 导入向导显示出来。所有的字段都是预先填入的。

    4. 点击选择文件按钮，在您的系统中找到CSV文件。点击打开。

    5. 点击下一步。

    步骤2：自定义映射

     


     

    1. CSV列的名称被填充到每个标签旁边的选择框中。用CSV文件中的字段名映射ServiceDesk Plus Cloud用户字段。

    2. 点击下一步。

    步骤3：导入用户

    1. 点击立即导入按钮。CSV文件中的值将被导入到用户的详细信息中。一旦导入完成，导入结果将显示在导入历史下，如下所示：


     

    一旦您点击 "立即导入 "按钮，数据导入将首先被安排，一旦完成，您将通过电子邮件得到通知。

    在导入过程中，现有的数据将被覆盖，新的数据将被添加。

    您也可以从导入向导中导入xls和xlsx文件。选择相应的文件格式。您也可以通过导航进入导入向导。

    设置 > 数据管理 > 导入数据。

    从Google Apps导入用户

    如果您有Google Apps for Business账户，您可以在导入用户下拉菜单中找到从Google Apps导入的选项。要从谷歌应用程序中导入用户，您必须遵循以下步骤：

    1. 从谷歌应用市场安装ServiceDesk Plus Cloud应用。
    2. 在您的谷歌应用管理控制台中启用API访问。
    3. 使用Google Apps认证重新登录到ServiceDesk Plus Cloud。
    4. 现在，您可以在用户列表视图页面的导入用户下拉菜单中看到从谷歌应用程序导入的选项。

    如果您已经在管理 > 组织详情 > 域名详情下验证了域名，那么您可以从Google Apps导入您的组织用户而不需要任何邀请邮件。如果域名没有被验证，那么当您从Google Apps导入时，您的用户将收到一封邀请邮件。

    在从Google Apps导入用户时，您可以导入以下字段值：姓名、名、姓氏、部门、网站、职位、员工ID、电话、手机、直管经理。

    从Azure导入用户

    需要的角色： SDAdmin和OrgAdmin

    要从Azure导入用户，

    1. 转到设置 > 用户和权限 > 用户。

    2. 在用户列表视图下，点击导入用户 > 从Azure导入。


    3. 在弹出的授权页面上，点击允许。您将被引导到微软的授权页面。 


    4. 登录到您的微软账户。成功完成授权过程后，将打开从Azure导入页面。

    5. 选择您要导入的用户，然后点击立即导入。

     


     

    您也可以直接在从Azure导入对话框中断开Azure AD账户与ServiceDesk Plus Cloud的连接。要做到这一点，请点击 "以登录身份 "下拉菜单，并选择断开账户连接。 

     

    注意：授权是一个一次性的过程。

      编辑用户

      1. 进入设置 > 用户和权限 > 用户，打开用户列表视图。
      2. 点击您想编辑的用户的名称。
      3. 在表格中进行必要的变更。
      4. 在编辑用户向导中，您会看到一个额外的选项是分配组织角色。您可以为有登录权限的用户分配多个组织角色。被分配了组织角色的用户将在服务请求的审批过程中发挥作用。点击页面末尾的分配角色。选择角色级别、角色名称和相应的值。点击图标，将更多的组织角色关联到请求者。
      5. 例如： 如果您选择的角色级别是地点，那么角色名称可以是地点负责人，值可以是 "丹麦"、"德国 "等。 
      6. 点击保存。用户的详细信息将根据您所做的变更而更新。

       


      分配部门

      您可以将用户批量分配给一个部门。请遵循以下步骤：

      1. 从用户列表中，启用您希望为其分配部门的旁边的复选框。
      2. 点击动作>分配部门。一个窗口弹出。
      3. 选择一个部门名称，例如工程。点击关联。
      4. 点击确认，在弹出的窗口中，有一个警告信息说："将用户移到一个部门下，将他们所拥有的资产移到同一部门下。您确定要移动用户吗？用户将被分配到部门，并将显示一个成功的消息。

      如果组织的域名在Zoho Business中注册并经过验证，管理员可以直接为用户添加登录凭证（设置小写的电子邮件ID，作为密码）。如果该域名没有经过Zoho Business的验证，那么将向用户发送个人邀请。

      分配项目角色

      1. 从用户列表视图中，启用您希望为其分配项目角色的用户旁边的复选框。
      2. 点击动作>分配项目角色。 
      3. 在弹出的窗口中选择一个项目角色，例如 "项目管理员"。
      4. 点击关联。将显示一条成功信息。

      启用允许用户登录

      1. 从用户列表视图中，启用您希望启用登录的用户旁边的复选框。
      2. 点击动作> 允许用户登录。一条成功的消息将被显示出来。

      标记为 VIP 用户

      1. 在用户列表视图中，启用您希望标记为VIP用户的用户旁边的复选框。
      2. 点击动作> 标记为VIP用户。一个成功的消息将被显示：'选定的用户被标记为VIP用户'。

      查看关联实体

      您可以从用户列表视图中查看与用户相关的请求、资产、软件许可和消耗品。要查看相关的实体，点击用户旁边的动作，并选择查看关联。您可以在各自的标签下查看关联的请求、消耗品、资产和软件许可证。

       


       

      关联资产

      1. 从用户列表视图，点击用户旁的图标。
      2. 一个窗口弹出，里面包含了所有分配的资产。只有在已经分配好的情况下，才会在用户下看到该资产。如果资产下没有可用的资产，请配置资产。


      变更为技术员

      您只需点击一个按钮，就可以直接将用户变更为技术人员。要变更用户为技术员：

      1. 从用户列表视图，点击用户旁的图标，变更为技术员表单将展示。
      2. 用所需的信息完成该表单。
      3. 一旦您完成了配置，点击保存。选定的用户将被分配到技术员角色。

      如果VIP请求者被改变为技术人员，那么VIP用户的权限将被自动删除。

      删除用户

      1. 从用户的列表视图中，启用您想删除的用户旁边的复选框。
      2. 点击动作>删除。一个窗口弹出，有一个确认信息。点击 "是"，删除选定的用户。

      删除用户会删除与该用户相关的所有通知、升级和工作流设置。

      当一个用户被删除时，其详细信息只从ServiceDesk Plus云服务中删除。为用户创建的Zoho账户仍然有效，用户可以继续访问Zoho的其他服务。

      批量动作

      在用户列表视图页面，您可以对用户执行以下批量操作。

      1. 关联部门
      2. 关联项目角色
      3. 启用审批权限
      4. 启用登录
      5. 标记为VIP用户
      6. 为其他字段设置值
      7. 删除