邮件服务器设置： 本地电子邮件服务配置

邮件服务器设置： 本地电子邮件服务配置

ServiceDesk Plus Cloud为每个实例提供了一个现成的电子邮件地址，可用于接收和发送电子邮件。这是许多特性和功能的必要配置，如电子邮件通知、从电子邮件创建订单、会话、电子邮件命令等。ServiceDesk Plus Cloud提供的本地电子邮件地址就像任何普通的邮箱一样，具有以下的额外好处。

使用本地邮件服务的优势

  • 本机电子邮件服务所使用的电子邮件服务器只能在ServiceDesk Plus Cloud内访问，这提供了额外的安全层。
  • 您的私人电子邮件服务器不会暴露在互联网上。
  • 不需要额外的配置，如在防火墙中白名单IP地址来发送或接收电子邮件。
  • 不需要配置防火墙规则的例外。电子邮件将使用标准的电子邮件协议被发送到ServiceDesk Plus Cloud。
  • 将电子邮件转换为请求的速度更快，因为电子邮件在ServiceDesk Plus Cloud中收到时被处理，而不是定期轮询电子邮件服务器。
如果您目前正在使用POP和IMAP协议，可以通过设置邮件转发到ServiceDesk Plus Cloud邮箱来继续使用它们，而不需要对您目前的邮件获取和发送工作流做任何改变。

本地电子邮件服务配置的架构图

下面是使用本地电子邮件服务时ServiceDesk Plus Cloud的架构图。


 

使用本地电子邮件服务设置电子邮件账户

您可以使用本地电子邮件服务为您的每个服务台实例设置一个邮箱。ServiceDesk Plus Cloud会自动为每个实例创建并分配一个独特的电子邮件地址。

要设置本地电子邮件服务，

  1. 转到设置> 邮件设置 > 邮件服务器设置。 

  2. 点击激活。

在邮箱被激活后，发送到邮箱的邮件将被自动转换为订单。然而，如果您正在使用一个自定义邮箱，您可以继续使用它，通过使用简单的转发规则将自定义邮箱的邮件转发到ServiceDesk Plus Cloud提供的本地邮件地址。每次收到来自ServiceDesk Plus Cloud电子邮件服务的通知时，都会触发邮件获取。

传入的邮件将被处理并转换为请求或作为会话附加到请求中。您可以跟踪邮箱文件夹中所有传入和传出的邮件。

创建邮箱

  1. 转到设置> 邮件服务器设置并点击激活。


 

  1. 邮箱创建后，将显示以下字段，并自动填入各自的数值：

    • 邮件服务器： 提供邮件服务器的名称。

    • 邮件地址： 一个自动生成的电子邮件地址，这将是您的主要电子邮件地址，用于接收来自最终用户的电子邮件。 电子邮件地址的格式：  <instance-url-name>@sdp<number>.zm.sdpondemand.com。如果您使用的是自定义邮箱，你可以使用转发规则将自定义邮箱的邮件转发到这个邮件地址。

    • 回复名称： 在发出的邮件中可自定义的发件人名称。此配置不适用于群组电子邮件地址。

    • 回复地址： 外发邮件中发件人的电子邮件地址。这也是您收到终端用户回复的电子邮件地址。您可以使用自动生成的电子邮件地址，也就是支持地址，或者使用电子邮件别名。

 


 

一旦创建，电子邮件地址就不能被编辑。但是，您可以随时编辑回复名称和回复地址。

配置接收设置

您可以在邮件服务器设置下启用以下选项：

  • 接收来自未知用户的邮件： 默认情况下，ServiceDesk Plus Cloud只处理来自已知用户的电子邮件。然而，启用该选项可以处理来自未知用户的电子邮件。
  • 禁止通过邮件创建新的请求： 该选项禁止通过电子邮件自动创建请求。注意，这个选项对将被附加为请求对话的回复邮件无效。您可以通过使用 接收设置下的适当选项，将某些电子邮件地址或域名排除在此选项之外。


     

    禁用邮箱

    要禁用一个邮箱，请进入设置>邮件设置>邮件服务器设置，并点击禁用账户。


    邮箱地址

    您可以添加、验证和管理电子邮件地址，将其作为邮件服务器设置中的回复地址或技术人员的小组电子邮件地址。

     

    添加和验证电子邮件地址

    1. 转到设置> 邮件设置 >邮件地址


     

    1. 点击新建。

    2. 提供您需要的电子邮件地址。


     

    1. 对于公共领域的电子邮件地址： 通过点击邮箱中收到的链接来验证该电子邮件地址。

    1. 对于自定义域名的电子邮件地址：

      1. 使用SPF和DKIM记录建立域名的所有权。要做到这一点，请遵循以下步骤。

        1. 对于SPF验证，复制SPF记录值并使用它在您域名的DNS配置页面下创建一个TXT记录。


        2. 对于DKIM验证，点击查看DKIM配置，复制选择器和公钥值，并使用它们以下列格式配置您域名的DNS：
          • <selector>._domainkey for Host
          • <publickey> for the TXT Value.  
             


     


    1. 点击邮箱中收到的链接，验证电子邮件地址。
       


     

    您可以通过点击重新发送验证邮件来重新发送电子邮件验证链接。
    SPF值对所有域都是通用的，而DKIM值则是特定域的。
    状态栏显示验证状态。
    对于自定义域名的电子邮件地址，只有在使用SPF和DKIM记录对该域名进行验证后，才会发送验证链接。


    删除邮件地址

    要删除一个电子邮件地址，请点击该电子邮件地址旁的删除图标，并确认操作。

    在使用中的电子邮件地址的删除选项是禁用的。

    邮箱

    您可以在设置>邮件设置>收件箱下访问所有邮件。无论在邮件服务器设置中配置了何种类型的邮件服务（本地服务或第三方），您都可以使用这个邮箱。

    收件箱

    所有进入的电子邮件首先被收到收件箱中。一旦处理完毕，这些邮件将被自动移至回收站。如果处理失败，这些邮件将保留在收件箱中。您可以在这个标签下执行以下操作：

    • 删除邮件：要从收件箱中删除邮件，选择邮件，点击删除邮件，并确认您的操作。

    • 将邮件作为请求处理： 要手动启动将电子邮件作为请求/对话进行处理，选择电子邮件，并点击处理邮件。

     

    发送

    在这个标签下，您可以访问所有外发的电子邮件。也可以删除邮件。要做到这一点，选择邮件，点击删除邮件，并确认您的操作

    回收站

    回收站同时存放已处理的邮件和所有已删除的邮件。您也可以将回收站中的邮件作为请求/会话来处理。要做到这一点，选择邮件，并点击处理邮件。


    过滤器

    在这个标签下，您可以访问所有使用自定义垃圾邮件过滤标准过滤的邮件，以及使用这里提到的收件设置限制的邮件。您可以对过滤后的邮件执行以下操作：

    • 删除邮件： 要删除邮件，选择邮件，点击删除邮件，并确认您的操作。

    • 将电子邮件作为请求处理： 要将邮件作为请求/会话来处理，选择邮件，并点击处理邮件。

    您可以在设置 > 邮件设置 > 垃圾邮件过滤器下管理过滤器标准。


    垃圾邮件 

    在这里，您可以访问所有被本地电子邮件服务使用的垃圾邮件识别算法标记为垃圾邮件的邮件。您还可以执行以下操作：

    • 删除邮件： 要从垃圾邮件中删除邮件，选择邮件，点击删除邮件，并确认您的操作。

    • 将邮件作为请求处理： 要将邮件作为请求/会话来处理，选择邮件，并点击处理邮件。被处理的邮件将被自动移到回收站。

    • 标记为非垃圾邮件： 要取消标记为垃圾邮件，选择邮件，并点击标记为非垃圾邮件。

       

    回收站中所有超过30天的邮件将被自动删除。

    ServiceDesk Plus云邮件服务器的迁移步骤

    对于现有的POP/IMAP用户

    如果您已经在邮件服务器设置中配置了POP/IMAP，并且想切换到ServiceDesk Plus Cloud的本地邮件服务：

    1. 在邮件服务器设置页面，将显示切换和配置按钮，以在POP和本地电子邮件服务之间进行切换。

     


     

    1. 按照这里提到的步骤，配置ServiceDesk Plus Cloud的本地邮件服务。

    2. 您可以通过向配置的支持地址发送一封测试邮件来测试本地邮件服务。

    3. 一旦测试完成，就可以通过点击完成配置转入本地邮件服务。

    使用本地电子邮件服务与自定义域名电子邮件地址

    您可以将ServiceDesk Plus Cloud提供的本地邮件服务与自定义域名邮件地址结合起来使用，并进行简单的配置，如设置转发规则和SPF及DKIM认证。

    在配置转发规则或认证之前，您必须已经在本地电子邮件服务中创建了一个电子邮件账户。

    设置转发规则 

    要从您的自定义电子邮件地址接收电子邮件，请在您的电子邮件帐户中设置转发规则，将为 ServiceDesk Plus Cloud 创建的支持电子邮件地址作为转发地址。有关说明，请联系您的电子邮件服务提供商或参考其文档。

    这里有一些流行的邮件服务提供商的资源，可以设置转发。

    从您的自定义域名电子邮件地址设置邮件转发后，您可以在设置>邮件设置>邮件服务器设置下配置以下选项。

    • 接受来自未知用户的电子邮件： 使用该选项允许/不允许处理来自未经验证的域名的电子邮件。

    • 禁止通过电子邮件创建新的请求：  使用该选项允许/不允许通过电子邮件创建新的请求。

    外发配置

    要为外发电子邮件设置一个自定义的电子邮件地址、

    1. 添加并验证电子邮件地址以建立所有权。

    2. 进入设置 > 邮件设置 > 邮件服务器设置。

    3. 为回复名称提供一个适当的名称。

    4. 从回复地址下拉菜单中选择您需要的经过验证的电子邮件地址。

     


     

    与其他邮箱关联

    要连接到任何其他邮箱，请点击邮件服务器设置页面右上角的切换到自定义配置按钮。


     


    此配置使用基本认证。要了解更多，点击此处。

    邮件配置中的安全措施

    ServiceDesk Plus云邮件服务提供了一个分层的安全方法，在不同的层面上执行相关的安全措施，如下所述：

    常规安全措施

    应用层面： ServiceDeskPlus Cloud 在邮件发送和获取范围内提供细粒度的定制。

    • 邮件发送： 所有从应用程序发送的自动化邮件都可以使用通知规则进行限制。您也可以使用垃圾过滤器来限制不需要的自动邮件的发送。

    • 邮件获取：可以配置垃圾邮件过滤器规则，以防止特定的电子邮件被转换为请求。此外，ServiceDesk Plus Cloud本机电子邮件服务器使用自定义的垃圾邮件识别算法。

    • 电子邮件验证： 从 ServiceDesk Plus Cloud 发送和接收的电子邮件都经过验证，以防止电子邮件攻击。

    • 发件人地址验证： 为了防止电子邮件欺骗，对应用程序中使用的发件人地址和群组电子邮件实施验证。

    • DMARC协议： DMARC是一个强大的工具，能够减轻恶意软件和网络钓鱼攻击的影响。除了帮助您的组织避免商业邮件中的妥协和诈骗，它还能防止欺骗，保护您的企业免受品牌滥用。ServiceDesk Plus云原生电子邮件服务通过执行DKIM和SPF确保DMARC协议。

    SPF通过验证可以代表您发送电子邮件的服务器来防止电子邮件的欺骗。
    DKIM确保电子邮件的内容不被篡改。

     本地电子邮件服务的安全措施

    访问级别： 当使用 ServiceDesk Plus Cloud 本机电子邮件服务时，应用程序会在应用程序内部创建一个特定实例的邮箱。该邮箱与应用程序紧密结合，不能使用应用程序之外的基本认证进行访问。

    邮箱级别： ServiceDesk Plus Cloud 已经实施了行业领先的安全标准，如下文所述：

    • 物理安全： 我们的数据中心和硬件都配备了最好的服务，以抵御物理和逻辑上的破坏。

    • 电子邮件数据保护： ServiceDesk Plus Cloud确保电子邮件安全，以防止未经授权的访问，并通过电子邮件的加密提供额外的保护层。